TIPS PARA COMPLETAR EL SG –SST EN EMPRESAS DE 1 A 10 TRABAJADORES

Señores empresarios, hoy los acompañamos con estas sugerencias para completar el SG-SST en empresas de 1 a 10 trabajadores, riesgo I, II, III, recuerden que si tienen alguna duda y/o sugerencia se pueden comunicar con nosotros y con gusto les ayudamos en su implementación.

TIPS  PARA COMPLETAR  EL SG–SST  EN EMPRESAS DE 1 A 10 TRABAJADORES

1. Porque deben asignar una persona responsable del SG-SST:

Cuando las empresas comprenden la importancia de tener un SG-SST, sólido y han logrado el compromiso de las directivas y sus trabajadores se tendrá una empresa comprometida con la seguridad y salud de ellos, ahí radica la importancia de designar una persona que conozca no solo la organización, su estructura, funcionamiento y productividad sino que conozca que es el SG-SST y se comprometa con la implementación del sistema de acuerdo a los lineamientos establecidos por el gobierno, para garantizar una adecuada implementación y cumplimiento.

2. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral:

¿Qué es la seguridad social?: Su nombre lo dice, es tener a sus trabajadores amparados por una entidad de salud que les brinde la atención requerida cuando se presente un evento de salud sea de origen común y/o un incidente de trabajo o un AT, que le ocasione una incapacidad. Pensión tiene que ver con los aportes mensuales que realizan los trabajadores para tener un ahorro para aquellos años en los que no pueden y/o desean descansar de los arduos días laborados a lo largo de sus años productivos. No quiero decir que al pensionarse una persona deje de ser productiva, todo lo contrario los conocimientos acumulados a lo largo de los años  y el conocimiento adquirido los hace más valiosos en el derrotero de la vida.  Riesgos Laborales (ARL): es tener protegidos a los trabajadores cuando por avatares del trabajo, como exceso de confianza, inducción deficiente, falta de uso, capacitación o entrega de elementos de protección personal (EPP) o por un evento fortuito sufren un AT, que puede ocasionar una incapacidad temporal o permanente y en última instancia la muerte. Las ARL, son las encargadas de pagar las incapacidades a que hubiere lugar. De acuerdo a todo lo enunciado es donde radica la importancia de la afiliación al Sistema de Seguridad Social.

3. Capacitación en SST: Recuerden apreciados lectores que la capacitación que se imparte a las personas es una herramienta valiosa, dado que se potencializan sus habilidades, o se imparte conocimiento sobre temas puntuales que deben conocer para realizar mejor sus labores y garantizar su seguridad y salud en el desarrollo de aquellas. Las capacitaciones se deben planear de acuerdo a la infraestructura y necesidad de la empresa y con miras a mitigar o eliminar un riesgo latente en el trabajo asignado, deben estar consignadas en el plan de capacitaciones anuales que bien puede ser independiente y/o estar incorporadas al Plan de trabajo anual, recuerden que este plan debe estar firmado por el representante legal.

Todas las capacitaciones, deben tener evidencia de su realización, firmadas por los participantes y contar con una evaluación de acuerdo al tema tratado.

4. Plan Anual de Trabajo: Su nombre indica que debe estar elaborado en un formato adecuado en el que consignen las actividades que se van a ejecutar a lo largo del año, y debe abarcar todas las áreas del SG-SST, se debe planear de acuerdo a los riesgos que tiene la empresa y que están consignados en la IPEVR (Matriz de Riesgos), dando prioridad a los que pueden afectar más a los trabajadores, las instalaciones y el medio ambiente. Las reuniones mensuales del COPASST o en este caso VIGIA de la Seguridad y Salud en el Trabajo, tienen un espacio fundamental en el Plan de Trabajo, deben recordar que este comité es pilar fundamental del SG-SST, las Inspecciones de seguridad sean planeadas o no también deben estar en el plan de trabajo, la investigación de accidentes de trabajo e implementación de las acciones preventivas o correctivas que de unas u otros se deriven. La medicina preventiva, el riesgo biomecánico, con las pausas activas y la higiene postural deben estar incluidos en dicho plan. Pero no deben dejar de lado el programa de Estilos de Vida Saludable y todas las facetas del ser humano que en él se abarca. Podría seguir enumerando más y más actividades que deben estar incorporadas al Plan de Trabajo, pero les dejo la inquietud de acuerdo a las necesidades de su empresa.
5. Evaluaciones Médicas Ocupacionales: Aquí vale la pena tener en cuenta la importancia de realizar los exámenes médicos de ingreso, con base en el perfil del cargo que se va a desempeñar y que debe ser la base junto a los riesgos a que se está expuesto y que deben estar consignados en el profesiograma, documentos que se deben enviar al médico especialista en medicina del trabajo y contar con la respectiva licencia de salud ocupacional, y seguir los criterios definidos en el SG-SST y los sistemas de vigilancia epidemiológica, además debe garantizar la confidencialidad de las historias clínicas, todo de acuerdo al Decreto 1443 de 2014 Art 12 parágrafo 3 y Art 13 numeral 1 y 2. Y la Resolución 0312 de 2019, Art. 3 parágrafo 1 El médico indicará si el trabajador tiene alguna restricción para desempeñar el cargo al cual opta y que deben ser acatadas por la empresa. Igualmente programará los exámenes periódicos, pero dará prioridad a los trabajadores que  manifestaron y/o tienen algún inconveniente de salud que amerita hacer seguimiento. Cuando se retire el trabajador de la empresa se le debe explicar acerca de la importancia de realizar el examen médico de retiro para evidenciar la condición de salud en que deja la empresa.

6. Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos: He hablado con anterioridad que se deben conocer los peligros y realizar la evaluación de los riesgos presentes en las áreas de trabajo con el fin de cumplir los estándares mínimos, ahora se debe específicamente Identificar los peligros y realizar la evaluación y valoración de los riesgos como se encuentra especificado en el Capítulo IV, Art 15, parágrafos 1 y 2 del Decreto 1443 de 2014, y en la NTC 45 de 2010, este documento es base fundamental de la implementación del SG-SST en toda empresa, se debe levantar con el acompañamiento de la ARL, y del personal de la empresa expuesto a los riesgos prioritarios y una vez levantada la matriz, como generalmente se dice, debe socializarse con todo el personal, para que realicen actividades de autocuidado para minimizar los riesgos y ayudar a la mitigación.
7. Medidas de prevención y control frente a los peligros y riesgos identificados: Este punto es esencial para ejecutar las medidas de prevención y control de los riesgos fundamentales que tiene la empresa, aquí hay que ser específicos en los riesgos que tiene cada empresa y cuáles son los que pueden ocasionar mayor impacto negativo en la seguridad y salud de los trabajadores, en las instalaciones, equipos y maquinaria de la empresa. Conociendo la empresa, los riesgos y el personal que labora en ella, los turnos si los hay se deben ejecutar las actividades de prevención y control de los peligros y/o riesgos que los pueden afectar prioritariamente.

En estos ítems he procurado aclarar y definir  los estándares de obligatorio cumplimiento para empleadores y empresas de 1 a 10 trabajadores.

CAPITULO II

 Como el propósito de estos artículos es guiarlos en la implementación del SG-SST, pasó a continuación a direccionar los estándares mínimos para empresas de 11 a 50 trabajadores, con riesgo I, II o III.  Con el fin de proteger la seguridad y salud de los trabajadores clasificados en los riesgos enunciados, y para no hacer tedioso este contenido no retomaré estándares contenidos en el artículo anterior. Por lo tanto tomo el estándar

2. Asignación de recursos para el SG-SST, se refiere a la parte económica que debe garantizar que el SG, cuenta con dinero para las horas de capacitación, recarga de extintores, botiquines, EPP, mantenimiento, exámenes médicos, cualquiera que ellos sean. Todo debe estar documentado y el soporte físico correspondiente. Como también los recursos humanos y tecnológicos con los que debe contar una empresa, para tener un SG eficiente.

4 Conformación y funcionamiento del COPASST. Elegir los integrantes por parte de de los trabajadores que se hace por votación entre todos los trabajadores de la empresa.

Y el representante legal elige los representantes por la empresa, levantar el acta de conformación, hacer reunión de elección y conformación. Recordar que este Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo se debe reunir todos los meses con carácter obligatorio.

COPASST y COMITÉ DE CONVIVENCIA

5 Conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral: Se debe conformar  de igual forma que el COPASST, levantar acta de conformación  se debe reunir cada tres meses, y/o antes  en caso de presentarse un inconveniente entre trabajadores, empleador y trabajador o entre estos y el empleador. Esta conformación y deberes, funciones de los integrantes se encuentra en la Resolución 652 de 2012.

7 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Es un documento escrito elaborado y establecido por el empleador y que debe ser parte de las políticas de gestión de la empresa, con alcance a todos los centros de trabajo y todos sus trabajadores, Debe ser comunicado al COPASST, y debe cumplir los siguientes requisitos.

• Establecer el compromiso de la empresa hacia la implementación del SST, para gestionar los riesgos laborales.
• Ser específica para la empresa y apropiada para la naturaleza de sus peligros.
• Ser concisa y redactada con claridad.
• Debe ser difundida a todos los niveles de la organización
• Ser revisada cada año y/o actualizada de acuerdo a los cambios internos.

La  Política de SST, debe contar con los siguientes  objetivos:

• Identificar los Peligros, evaluar y valorar los riesgos., y de acuerdo a ellos establecer los controles.
• Proteger la seguridad y salud de los trabajadores, aplicando las acciones de mejora continua del SG-SST.
• Cumplir la normatividad vigente y que corresponde a los riesgos laborales.

9. Archivo y retención documental: Toda la documentación debe permanecer de acuerdo a la normatividad establecida. Los documentos son :

• Política en Seguridad y Salud en el trabajo.
• Identificación de peligros y evaluación de los riesgos.
• Conceptos de los exámenes médicos.
• Plan de emergencias.
• Evidencia de las actividades del COPASST- VIGIA
• Afiliación a la Seguridad Social
• Comunicaciones de trabajadores, ARL o autoridades en materia de Riesgos Laborales.

Las empresas y el responsable del SG-SST, deben tener presente todos los documentos que forman parte fundamental del SG. Y entre ellos todos los procedimientos de cada una de las tareas, formatos de capacitaciones, inducción, re inducción, y la correspondiente evidencia de cada actividad.

10. Descripción socio-demográfica y Diagnóstico de condiciones de salud. En este documento se debe consignar las características de la población, con respecto a la edad, sexo, cargo, nivel de escolaridad y el diagnóstico de las condiciones de salud que comprende el análisis e interpretación de los datos de salud del personal.
11. Actividades de medicina del trabajo y de prevención y promoción de la salud. Aquí se incluyen las actividades de medicina del trabajo, la prevención y la promoción de la salud de acuerdo a las prioridades consignadas tanto en el diagnóstico de las condiciones de salud y los peligros/riesgos prioritarios, consignados en la matriz.
12. Restricciones y Recomendaciones médicas laborales: Cumplir las recomendaciones y restricciones médicas que realizan las EPS y/o la ARL, a la que se encuentra afiliado el trabajador. Si el caso requiere la Calificación en primera oportunidad se deben allegar los documentos requeridos para obtener el resultado acorde a la calificación de origen y la pérdida de la capacidad laboral en caso de haberla.
13. Reporte de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Este ítem muestra la importancia de realizar el reporte de los Accidentes de trabajo que se presentan en la empresa (AT) y las enfermedades laborales (EL), a la ARL y la EPS que tiene la empresa y/o se encuentra afiliado el trabajador. Cuando el AT es grave se hace el reporte a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo e igualmente las Enfermedades laborales ya diagnosticadas. NO olvidar que este reporte se DEBE realizar dentro de los dos (2) días hábiles.
14. Investigación de Incidentes y Accidentes  de trabajo y de las  Enfermedades Laborales, Cada vez que se presente un evento de esta naturaleza, se DEBE  realizar la  correspondiente investigación, con acompañamiento del COPASST, con el fin de prevenir y aplicar las acciones correctivas a que hubiere lugar según el caso, para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
15. Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.: comúnmente conocida como la Matriz de Riesgos, para establecer los controles que prevengan efectos adversos en la seguridad y salud de los trabajadores. La elaboración de la matriz de riesgos tendrá un artículo aparte.
16. Mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas. En primera instancia se debe contar con las fichas técnicas de las máquinas, equipos y herramientas requeridas en cada tarea y los procedimientos que corresponden, con base en ello se elabora el cronograma de mantenimiento que corresponde si es preventivo o correctivo.
17. Entrega de EPP.-Capacitación sobre uso y cuidado: Los EPP, que se entreguen deben cumplir con las especificaciones requeridas para cumplir con la mitigación de los riesgos a que se encuentran expuestos los trabajadores al realizar su tarea, desde luego se debe capacitar sobre el uso y cuidado de los EPP.
18. Plan de Prevención, preparación y respuesta ante emergencias. Con el fin de contar con un buen plan de emergencias y análisis de vulnerabilidad, se debe conocer las características de la empresa, los riesgos latentes en ella y obviamente los riesgos que circundan el entorno donde está la empresa. Y una vez elaborado capacitar al personal de la empresa dando a conocer los riesgos y la importancia de mitigarlos y estar preparados para atender una emergencia que se pueda presentar en sus instalaciones.
19. Brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias: Es muy importante que toda empresa tenga una brigada activa, capacitada, y comprometida con la capacidad de atender una emergencia en caso de llegar a presentarse.
20. Revisión por la alta dirección: Este ítem es fundamental para tener un SG-SST, activo y eficiente, cuando se cuenta con el apoyo de la alta dirección se logra cumplir con los objetivos y las metas trazadas en el SG-SST en la empresa, con miras a garantizar la seguridad y salud de los trabajadores y obtener mayor productividad.

He desglosado los 21 estándares  que deben cumplir las empresas  que tienen entre 10 y 50 trabajadores   con riesgo I-II -III. Por lo tanto cada una de las empresas que están en este rango  se encuentran  en capacidad de completar el SG-SST, revisando que documentos  faltan y/o si las evidencias cumplen  con la normativa  vigente.  Se está dentro del plazo dado por el gobierno, en la implementación y desarrollo del SG-SST, con el fin de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores relacionados con la prevención de accidentes de trabajo y la posible aparición de las enfermedades laborales.

Recuerden que el SG-SST. Se compone de personas valiosas que integran la empresa y que ellas son parte fundamental en la ejecución e implementación, pero a veces deben ser resilentes (Capacidad de salir adelante ante una crisis) “EL TIEMPO” con tal fin deben.

• Evitar ver las crisis como obstáculos insuperables
• Cuidarse a sí mismos
• Acepte que el cambio es parte de la vida.
• Lleve a cabo acciones decisivas
• Nunca pierda la esperanza
• Oportunidades para descubrirse
• Muévase hacia sus metas